第一章 总 则
第一条 为进一步规范会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，改进会风，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校或校内各二级单位名义举办或承办的各类会议。
第三条 学校党政办公室是学校会议的归口管理部门，负责会议的统筹协调工作。
第四条 召开的会议实行分类管理、分级审批。
第二章 办会原则
第五条 举办各类会议应遵循以下原则：
（一）高效。注重会议实效，坚持“少开会、开短会”的原则，注重解决实际问题，召开会议要主题明确、调研充分、内容充实、不得以会代训。充分做好会前的沟通协调工作，需要在会上发言的，应突出重点，切忌空话套话、泛泛而谈，严格控制各类庆典、研讨会、论坛、纪念会、庆祝会、表彰会等会议活动。
（二）精简。在保证实效基础上，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。可由副职参加的会议一般不安排正职参加，可由部门负责人召集的会议一般不请校领导出席，可由分管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席，要克服一次会议多位领导重复讲话等现象(研讨性会议除外)。会议召开按照实际工作需要确定出席领导和与会人员，除主办部门外，其他与会部门原则上只能一人参加。
（三）节约。办会倡导厉行节约，反对铺张浪费，凡涉及用餐、住宿、会址安排、会场布置、会议用品发放等有关经费开支的内容，会议应严格按照学校规定严格执行。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金，强化会议预算编制的科学性和严肃性，严格支出报销审核，规范会议经费管理。
（四）规范。要规范会议计划，凡需分管或联系校领导出席的会议，会议主办或承办单位应提前一周（一般为会议召开前一周周五前）向该领导汇报并邀请。凡需邀请非分管或联系校领导出席的会议，会议主办或承办单位须提前一周（一般为会议召开前一周周五前）跟党政办公室对接。未列入一周会议安排的会议，原则上不予安排校领导出席。
第三章 会议分类及审批
第六条 学校会议实行以下分类管理：
一类会议，是学校组织的校领导参加的全校性综合类会议或重大活动。如：学校党员代表大会、教职工代表大会、工会代表大会、学生代表大会、团员代表大会等。
二类会议，是以学校党委、行政名义召开的，校级领导参加专项会议。如：学校党委会、校长办公会、党政例会、全面从严治党工作会议、干部大会、质量大会、人才工作会议、教学工作会议、科研工作会议、“七一”表彰大会、教师节表彰大会、运动会、开学典礼、毕业典礼等。
三类会议，是指校领导召集、授权或参加的各分管部门召开的业务会议。如数据采集会议、就业创业工作会议、招生工作会议等。
四类会议，是指除上述一、二、三类会议以外的各职能部门或学校内设机构召开的其他会议。
学校承办校外单位委托召开的或者上级单位要求召开的会议，根据参会人员定会议类别。
依据法律、党章和上级其他有关规定定期举行的会议执行专门管理规定。
第七条 会议审批由会议承办单位提出并发起会议召开申请，学校对会议进行分类审批，审批权限具体如下：
一类会议，应当报学校党委会、校长办公会等会议审定批准。
二类会议，应当报学校党委书记、院长批准。
三类会议，应当报学校分管校领导批准。
四类会议，须经会议承办单位负责人批准。
第八条 根据相应议事规则，需要提交学校党委会、校长办公会审议的重要会议，由分管校领导提出会议承办和协办单位、参会人员范围、会议议程等会议组织方案，提交会议研究决定。
第九条 确因特殊情况，需要由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等)，由承办单位请示分管校领导，并经学校党政主要领导同意后召开。
第十条 职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议，应提前报分管校领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到校内其他单位的工作，有关单位在会前应充分协商。
第十一条 由职能部门或教学科研单位举办或承办的学术会议，应先报科学技术处审批，属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛需由宣传部会签，再报分管校领导审批。
第十二条 学校有关单位与国际组织、国(境)外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学校有关规定，先报学校外事办公室审批、备案，再报分管或联系校领导审批，其中国际性学术会议根据情况转科学技术处、宣传部等会签后，再报分管或联系校领导审批；按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议，由学校外事办公室协助会议主办或承办单位上报。
第十三条 会议经领导同意召开后，承办单位要及时申请会议，会议材料作为附件上传。党政办公室将根据会议时间、会议地点、参会人员、会议议程等相关信息统筹安排。凡属职能部门职责范围内的事情，各部门要主动履行各自职能，认真处理，不应将问题上交、推诿或通过召开会议规避履行部门职责。
第四章 会议组织
第十四条 会议的组织主要包括会议方案拟订、会议筹备、会议实施、会后处理四个阶段的工作。
第十五条 根据各类会议性质和部门工作职责，主管部门为会议的主办部门，具体负责做好会议筹备工作；根据会议需要，相关职能部门为会议的协办部门，负责协助做好会议筹备工作。一类会议的组织分工如下 (其他几类会议参照执行)：
（一）主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、PPT制作与调试、会场布置、座次安排等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时关注受邀参会人员回执情况，确保准时参会。
（二）协办部门的工作主要有：
1．学校党政办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。
2．宣传部负责统筹做好会议的新闻报道工作，协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。
3．保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。
4．后勤保障部负责做好会议用电等保障工作。
5．信息服务中心负责协助学校党政办公室做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。
第十六条 学校召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的重要会议，由学校党政办公室负责统筹协调，主管单位具体负责，有关单位协助配合。
第十七条 对会议内容涉及研讨的，组织单位申请会议时应将会议研讨材料作为附件上传；安排专人做好会议记录，要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，主办单位要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学校综合档案室归档。
第五章 会议精神落实
第十八条 全校各单位必须坚决贯彻执行学校各类会议形成的决定、决议。党政办公室和具体负责承办的部门要认真做好会议有关决定、决议的检查、督办、落实工作；会议承办部门须及时向分管校领导反馈会议完成的准备、召开、会议精神落实情况。
第十九条 凡学校召开一、二、三类会议，各单位要按要求将会议精神及时传达贯彻，并采取有力措施确保会议精神落到实处。党政办公室负责对需要传达、部署的相关政策、任务等会议内容进行督促检查，确保学校的会议精神得到及时、全面的贯彻落实。
第六章 会议场所及经费
第二十条 学校各类会议原则上要求在校内召开；如需在校外召开，需报请学校主要领导批准。
第二十一条 会议经费实行会前预算、总额控制。一、二、三类会议经费由主办单位在部门预算中统筹解决。依据法律、党章和上级其他有关规定定期举行的会议，经费列入校内承办有关单位部门预算，并专项管理。
第二十二条 会议费用开支包括住宿费、伙食费、会场布置费用、交通费、办公用品费、材料印刷费、医药费等，实行综合定额控制，在综合定额内据实支付。
严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果；一般性会议使用纸质环保材料袋，不发放笔和记录本。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
会议费用由组织召开会议的单位承担，各单位不得以任何方式转嫁或摊派会议费用。学校财务处要认真把关，严格按规定审核会议费开支，对不符合规定的开支不予报销。
第七章 会议纪律与监督
第二十三条 各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、视频信号接收等环节的管理，防止出现纰漏和差错，并具体负责会议召开的现场纪律管理。
第二十四条 凡学校召开的各种会议，都要实行严格的会议请假和考勤制度。会议组织单位负责会议的现场监督。监督情况(不含学术会议) 将提交有关管理部门作为有关考核内容。
第二十五条 各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。学校召开的各种会议，凡提前通知而非临时通知的，参加会议的领导要做好工作安排，按要求出席会议，不得先报名然后委托其他人员参加。因故不能参加会议的应征得会议主持人或会议组织单位负责人同意并指派其他人员参会，不得擅自安排一般工作人员替会。学校党委、行政召开的会议，各单位正、副职领导因事因病需请假的，由主持会议的校领导审批，其余人员由本单位正职领导审批。由分管校领导主持召开的工作会议，出席人员因事因病需请假的，由该分管校领导审批。
第二十六条 参会人员要提前10分钟到会，按要求签到并按指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，集中精力开会，不得在会上交头接耳或随意离场，不做与会议无关的事情。
第二十七条 参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。在讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其它暂时不宜对外公开的信息等，不得泄露。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。
第二十八条 学校党政办公室、纪委办公室、财务处、审计处等部门要加强对学校各类会议管理及会议费用使用情况的监督检查。
第八章 附 则
第二十九条 校内各单位举办的工作会议可参照本办法执行。
第三十条 本办法自公布之日起施行，原《会议管理办法（试行）》（常纺院办字〔2020〕3号）同时废止。
第三十一条 本办法由学校党政办公室负责解释。